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进销存设计拆解—库存管理
信息来源:绿叶信息技术      点击:2074   

库存体系作为进销存系统重要的组成部分,是企业供应链的“弹药库”,为前线的商品销售提供稳定的商品库存支撑。

本文根据笔者的经验与最近的学习来浅谈一下库存管理的设计,亦作为阶段性的学习总结和梳理。

一、库存

库存,简单的说就是为了满足未来业务需要,在仓库里存储暂时闲置的资源。

根据业务发展的多样性,库存会有不同的划分,以下是比较常见的库存组成部分。

•总库存:仓库系统中实际的库存,为商品采购入库、调拨、盘点、前台销售、退货、订单锁定等一系列的库存集合。

•可用库存:可用于调配的库存,如前台货架商品的销售、后台仓库商品的调拨等。

•锁定库存:已存在调配计划,但仍未进行出库的库存,如订单占用库存、调拨占用库存等。

三者之间的关联关系如下所示:

在进销存系统中,库存管理的主要目的是保证前台销售商品和后台仓库商品库存始终处于一个动态平衡的关系。

避免因商品库存过少供货不足导致前台销售途中发生断货,或者库存过多后台仓库出现商品积压导致滞销。

影响库存变动的行为主要分为了入库、出库。

•入库:商品库存数量的增加,常见的有采购入库、调拨入库、销售退货入库、盘盈入库、其它入库等。

•出库:商品库存数量的减少,常见的有采购退货出库、调拨出库、销售出库、盘亏出库、其它出库等。

二、调拨

调拨主要应用于仓库之间库存数量的调整,通过仓库间的“支援”使商品库存始终保持在一个稳定的状态。

从业务场景的维度来看,调拨分为了内部调拨与外部调拨。

•内部调拨:门店前台货架与后台仓库(本地仓)之间的商品库存调整。

如:超市货架商品出现库存不足时,业务员需要通知仓管人员从后台仓库进行拣货加货处理。

•外部调拨:门店间仓库(外地仓)商品库存的调整。

如:不同地区商品销售情况均不相同,同一种商品在北京地区需求量高,而在广州地区需求量低,为了避免前者缺货后者商品滞销等问题,需要把适量商品从北京仓调拨至广州仓。

商品调拨的业务,主要围绕着调拨单、调拨出库单、调拨入库单三者间进行流转,业务流程如下图所示:

1、发起调拨

根据门店商品库存的实际需求创建调拨单,并且提交审核。

由于存在部分小型零售门店没有明确的职务划分,审核人就是调拨发起者,所以调拨流程是否需要审核机制,应视门店的组织架构和业务需求而定。

在该环节中,需要注意的是:在门店发起调拨到商品正式调拨出库前,发货仓库需要先把调拨商品进行库存锁定,避免门店商品超卖,而收货仓库在商品未入库前,库存数量应保持不变。

例子:

现仓库需要把200箱饮料从广州仓调拨到北京仓,两者之间的关联关系如下图所示:

2、审核调拨单

对调拨单进行审核,若审核不通过,需要重新编辑提交。

3、调拨商品出库

仓管人员根据审核通过的调拨单拣货进行商品出库。

实际情况中,存在一次调拨需要进行多次出库的情况(一对多关系),所以在出库时应根据实际情况选择调拨单中的指定商品,填写实际的出库数量创建调拨出库单。

4、调拨商品入库

调拨商品到达收货仓时,仓管人员根据调拨单和调拨出库单,创建调拨入库单,并做入库操作。

5、财务结算

财务结算调拨过程中产生的费用

以下是调拨业务模块相关的原型图:

三、盘点

盘点是指定期对库存商品实际数量进行清查、清点,并与系统库存值进行核对,以保证库存数据的准确性。

理论上来说,若库存商品出、入库的每个环节都遵循系统要求且出、入库数据均准确的话,仓库库存的实际值与进销存系统库存值应该是保持一致的。

但在实际的操作场景中,会存在各种影响到实际商品库存数量的因素如:不按流程操作、账面错误、商品失窃、商品过期或损坏、自然灾害等。

因此需要通过定期的盘点作业以掌握库存的损益情况,并尽早采取针对性的措施。

盘点之后,若商品库存实际值与系统值不一致,系统应自动生成盘盈入库单和盘亏出库单,以调整进销存系统中的库存值来确保库存数据的准确性。

商品盘点的业务,主要围绕着盘点单、盘盈入库单、盘亏出库单三者间进行流转,业务流程如下图所示:

1、发起盘点

仓管员/业务员定期选择指定的仓库和商品发起盘点申请,并创建盘点单提交审核。

2、审核盘点单

负责人对盘点单进行审核,若审核不通过,需要重新编辑提交。

3、商品盘点

仓管员根据盘点单对仓库商品进行盘点,并在盘点单录入实际的盘点数量,系统自动计算出盘点商品的盈亏情况(如每款商品的盘盈、盘亏数量和金额),并提交盘点结果。

4、系统库存调整

根据提交的盘点结果,系统自动生成盘盈入库单和盘亏出库单来进行系统库存值的调整。

规模较大的零售门店会对盘点结果进行复查或者校验,所以视实际业务而确定是否需要存在盘盈入库和盘亏出库的的审核机制。

5、财务对账

盘盈入库单和盘亏出库单应提供特殊标识或原因备注,以便于财务进行对账。

以下是盘点业务模块相关的原型图:

四、销售

销售是影响商品库存变动的最大因素,主要分为了下单减库存和付款减库存两种模式。

1、下单减库存

买家提交订单,系统自动锁定订单中商品的库存数量,扣减商品的可用数量(订单需要设置一个有效期,有效期过后订单没有进行处理将自动释放库存)。

当订单付款成功后,对总库存进行扣减,若取消订单,解除库存锁定,恢复商品可用库存数量。

好处:买家只要提交订单,并在订单有效期内完成付款,一定能买到商品。

坏处:在库存紧张的时候,买家下单后不付款,容易导致商品售罄影响其他买家购买。

适用场景:库存充足的门店使用

2、付款减库存

买家提交订单时,订单中商品库存数量不做变动,待订单付款成功后,对总库存进行扣减。

好处:库存不会被长时间占用,有效避免有人恶意占用库存。

坏处:在库存紧张的时候,用户下单一段时间后才进行付款操作,可能会导致购买失败(商品库存不足),从而影响买家体验。

适用场景:库存紧张、需要防止被恶意占用库存的门店使用

例子:

门店现有矿泉水总库存为300箱,买家打算下单购买了100箱,两种模式对应的库存变化情况如下图所示:

针对销售出库的场景,可考虑在商品管理模块提供下单减库存与付款减库存的控制功能,让用户根据门店运营的实际情况自行选择。

六、写到最后

以上便是笔者对于进销存库存体系的设计梳理,在实际设计过程中,还会涉及到很多的功能点和细节,以下几点可作为参考:

1、库存预警

库存商品应提供阈值设置功能,当商品总库存数量少于阈值时,给出预警(如商品前台展示数量的颜色标识),同时提示相关责任人(如站内信推送、短信通知)以告知进行商品调拨或采购。

2、货位管理

考虑提供货位管理的功能,把仓库分为某若干个货位,然后在商品管理模块提供货位关联操作,这样仓管员在进行商品入库、出库时可根据分拣单上的商品关联货位快速找到商品所在位置,提高办事效率。

3、库存变动记录

库存体系中每一款商品的流向都应该存在记录并提供查询功能,如入库记录、出库记录、调拨记录、盘点记录、销售记录、退货记录等。

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